Voor veel medewerkers van de dienst Burgerzaken klinkt het meerjarenplan als iets waar ze weinig mee te maken hebben. Nochtans zijn alle lokale besturen momenteel volop bezig met de opmaak van een nieuw meerjarenplan en het bijhorende budget – of staan ze op het punt daarmee te starten. Sommigen onder jullie zijn actief betrokken bij dit proces, anderen hebben er misschien slechts vaag iets over gehoord.

Toch komt de dienst Burgerzaken in deze discussies vaak amper aan bod. Dat heeft verschillende oorzaken. Medewerkers van burgerzaken roeren zich meestal niet in beleidsmatige debatten. Daarnaast wordt de dienst vaak ondergebracht in de categorie “overig beleid” – niet omdat het werk minder belangrijk is, maar omdat het vaak over kerntaken gaat die weinig grote investeringen of actieplannen vergen.

Toch wordt Burgerzaken in de aanloop naar het meerjarenplan wel genoemd, meestal met twee klassieke vragen: is er niet te veel personeel, en kunnen we de retributies of belastingen op de producten verhogen? Wie moest nog nooit de tarieven van omliggende gemeenten oplijsten als benchmark voor het managementteam of het college van burgemeester en schepenen? (Sluikreclame-alert: via ons forum gaat dat een pak sneller én bereik je in één moeite door heel wat collega-besturen.)

Waarop kan je als dienst Burgerzaken letten?

Als je zelf betrokken bent bij de opmaak van het meerjarenplan of input mag aanleveren, zijn er een aantal zaken waarmee je best rekening houdt.

Om te beginnen: verwacht geen grote winst van retributies. De dienst levert veel producten af, en sommige gemeenten experimenteren met nieuwe tarieven voor zaken die vroeger gratis waren – zoals adreswijzigingen, het wettigen van een handtekening of het afleveren van een reistoelating. Tegelijk zetten andere besturen juist in op kosteloze dienstverlening. De wettelijke ruimte is niet altijd duidelijk afgebakend, en hoewel er op creatieve manieren naar bijkomende inkomsten wordt gezocht, zal je zelden een groot verschil maken op het totaalbudget van de gemeente.

Daarnaast is het goed om vooruit te denken. Een meerjarenplan beslaat zes jaar, en hoewel niet alles te voorspellen valt, zijn er wel enkele trends waarmee je nu al rekening kan houden. Zo zal digitalisering blijven doorzetten, met meer mogelijkheden om documenten online aan te vragen, digitale procedures en zelfs chatbots die inwoners ondersteunen. Dit roept vragen op: is je dienst klaar qua hardware en software? Is er voldoende kennis in huis, of zijn extra opleidingen nodig? Moet er worden geïnvesteerd in koppelingen tussen toepassingen of in communicatie naar de burger?

Een tweede belangrijke evolutie is de piek in aanvragen van identiteitskaarten, die ook de komende jaren voor extra werk zal zorgen. Dit kan gevolgen hebben voor de inrichting van het loket: zijn er voldoende balies? Is er genoeg hardware beschikbaar? Moet er misschien een aparte snelbalie worden voorzien? Tegelijk kan dit ook zorgen voor een stijging van de inkomsten.

Wat we de laatste tijd ook vaker zien, is dat de organisatie van de dienstverlening opnieuw ter discussie wordt gesteld. Nieuwe beleidsploegen herbekijken het systeem van werken op afspraak, passen openingsuren aan of schaffen het afsprakenprincipe volledig af. Over de zin en onzin van sommige van deze beslissingen kan je eindeloos discussiëren – en dat gebeurt in de praktijk ook vaak. Maar welke keuze uiteindelijk wordt gemaakt, ze heeft altijd concrete gevolgen: extra personeelsinzet op piekmomenten, bijkomende of aangepaste software, extra of minder licenties, meer interne of externe communicatie, enzovoort. Het is dan ook belangrijk om deze mogelijke impact tijdig op tafel te leggen bij de opmaak van het meerjarenplan.

Een thema dat in veel besturen al jaren onder de radar blijft, maar stilaan dringender wordt, is het beheer van begraafplaatsen. In de praktijk merken we dat er op dit vlak vaak problemen opduiken, niet zelden als gevolg van historische keuzes, een gebrek aan tijd of het uitblijven van gerichte investeringen. Zo zien we regelmatig dat er sprake is van plaatsgebrek omdat er al jarenlang geen systematische ontruimingen zijn gebeurd. Ook de inrichting van begraafplaatsen laat soms te wensen over: paden zijn verouderd en bepaalde zones zijn onaangepast aan hedendaagse noden. Daarnaast vormen vervallen graven vaak een visueel en praktisch probleem waarvoor dringend een structurele aanpak nodig is.

Wat de situatie nog complexer maakt, is dat het beheer van begraafplaatsen vaak versnipperd is over meerdere diensten binnen het lokaal bestuur. De vraag rijst dan wie welk budget voorziet en wie verantwoordelijk is voor welk onderdeel van een eventuele herinrichting of actieplan. Zonder duidelijke afspraken blijft opvolging uit of komt de uitvoering moeilijk van de grond.

Tegelijkertijd worden de opportuniteiten van een goed begraafplaatsenbeleid vaak over het hoofd gezien. Als concessiebeheer correct en systematisch wordt opgevolgd, kunnen begraafplaatsen ook een stabiele bron van inkomsten vormen. Jaarlijks kunnen er, via tijdige en goed uitgevoerde aanplakkingen, verlengingen van concessies worden gegenereerd – wat niet enkel het budget ten goede komt, maar ook bijdraagt aan een ordentelijk en toekomstgericht beheer van het kerkhof.

Kortom, begraafplaatsen mogen dan misschien geen mediageniek onderwerp zijn, ze verdienen wél een volwaardige plaats in het meerjarenplan, zowel op vlak van investeringen als van opbrengsten en organisatorische verantwoordelijkheden.

Tot slot zijn er nog enkele vaak vergeten budgetposten. Denk aan de kosten voor advocaten en gerechtsdeurwaarders. Door de toenemende complexiteit van de regelgeving en het feit dat er steeds vaker juridische procedures worden opgestart, stijgt het aantal dossiers waarin lokale besturen worden gedagvaard. Dat vertaalt zich in hogere kosten voor juridische bijstand en vertegenwoordiging. Ook de aanstelling van gerechtsdeurwaarders – bijvoorbeeld bij de eenzijdige beëindiging van wettelijke samenlevingscontracten – draagt bij aan deze structurele uitgaven. Of aan de kleine uitgaven voor geboortegeschenken of jubilea, afhankelijk van het lokale beleid. Het zijn geen grote bedragen, maar het loont de moeite om ze mee te nemen in de begroting.

Breng je noden in kaart

Het is niet realistisch om te verwachten dat elke wens uit het werkveld vertaald wordt in een actie of budgetlijn. Maar het is wél belangrijk dat de noden van je dienst benoemd worden. Ofwel breng je die zelf aan, of je zorgt ervoor dat de betrokken diensten ze opnemen. Alleen zo kan er in alle redelijkheid een afweging worden gemaakt.

Heb je nog tips of ervaringen die je wil delen met collega’s? Aarzel niet om ze op ons forum te plaatsen.